Inventário das práticas e ferramentas atualmente utilizadas pelos Gabinetes de Turismo no âmbito do programa Qualité Tourisme

Para surpresa de todos, Sophie Durdilly confirmou que o Excel é, de facto, a ferramenta número um utilizada pelos Gabinetes de Turismo para gerir a sua abordagem de Qualidade! 

Desde 2019, os postos de turismo podem utilizar a plataforma da DGE para realizar a sua própria autoavaliação da Qualidade do Turismo.

Na vertente operacional, ou seja, na abordagem quotidiana, foi aqui que atingimos o fundo do poço!Uma verdadeira "dor de cabeça" para o gestor de qualidade do Posto de Turismo! Existem folhas de cálculo Excel, na melhor das hipóteses, a versão em papel do repositório com anotações, na pior, e, no meio, um espaço de armazenamento na Nuvem.

Porque é que o Excel e uma simples nuvem não são suficientes? Quais são as suas limitações? 

Manutenção de ferramentas de qualidade

• Se multiplicar o seu plano de ação pelo número de escritórios, se houver actualizações nos repositórios, terá de atualizar todos os diferentes suportes várias vezes. Os custos de manutenção aumentam com o número de escritórios! E para se manter atualizado - o que é essencial numa abordagem de qualidade - o gestor de qualidade vê-se a braços com uma montanha de tarefas adicionais que não acrescentam qualquer valor ao seu trabalho e o afastam da sua missão principal, que é liderar a abordagem e melhorar a qualidade dos serviços. 

Avaliar os progressos através da medição dos progressos

• De acordo com Sophie, não existem atualmente ferramentas automatizadas em Excel que nos permitam medir os progressos ao longo do tempo, ver em que ponto estamos em tempo real, em termos de pontuação de avaliação e de medidas tomadas.

Ligações entre ferramentas 

Não existe qualquer ligação entre as diferentes ferramentas utilizadas internamente pelos gabinetes de turismo: um repositório, por um lado, um plano de ação, por outro, na melhor das hipóteses (ainda) um espaço partilhado na nuvem...

Após um balanço bastante sombrio da situação - que sugere a dificuldade e a frustração do Gestor da Qualidade, por não conseguir cumprir a sua missão e "integrar a equipa" como gostaria...

Apresentámos o software AnCodea num contexto de gestão da qualidade em vários locais.

>> ANCODEA SOFTWARE DE QUALIDADE PARA POSTOS DE TURISMO MULTI-SITE

Começámos por apresentar o conceito de avaliações múltiplas como parte de iniciativas de qualidade em vários locais.

Uma funcionalidade que desenvolvemos para facilitar a gestão dos processos de qualidade quando se tem vários sítios - neste caso, vários postos de turismo. Eis as características ++, segundo a Sophie:

• NOTAÇÃO, em tempo real, sem necessidade de esperar que todos os critérios sejam cumpridos
• NAVEGAÇÃO NO REFERENCIAL, que permite aceder imediatamente a um ponto do referencial sobre o qual se pretende trabalhar em particular, o que é muito útil quando se trabalha com sistemas de referência com mais de 100 critérios!
• AVALIAÇÃO MÚLTIPLA (lembre-se que este foi o tema do webinar!) com todas as respostas dos escritórios num relance. Acabaram-se os critérios múltiplos, com AnCodea obtém uma visão global em vez de uma por escritório, porque tudo se baseia na mesma avaliação. O mesmo critério é assinalado para cada escritório. Segundo Sophie, tanto quanto ela sabe, nenhuma outra ferramenta dá uma visão global por escritório. É particularmente útil quando as equipas não são rotativas, quando não há uma equipa dedicada a um escritório.
• GESTÃO DAS PROVAS para centralizar as provas que podem ser associadas a cada critério

Modo de grupo

• Uma forma de trabalhar em equipa, permitindo que cada membro da equipa trabalhe nas mesmas ferramentas, sabendo quem faz o quê e quando!

O relatório

• Uma ferramenta que permite ao gestor de qualidade elaborar relatórios diretamente na AnCodea, que podem depois ser integrados no relatório de avaliação do Posto de Turismo.

O plano de ação

Na AnCodea, o plano de ação pode ser gerido em modo partilhado ou coletivo. Naturalmente, não existe o risco de um membro da equipa apagar uma justificação ou ação. Como Sophie salientou com razão, o gestor da qualidade pode ficar descansado, uma vez que existem "salvaguardas" suficientes na aplicação para garantir que o gestor da qualidade tem controlo total sobre a plataforma de qualidade AnCodea e o processo em geral. No que dizrespeito ao plano de ação, Sophieapreciou particularmente : 

1. Num relance, todos podem ver quem está a fazer o quê e em que pé estão as coisas.
2. SABEMOS QUEM É O RESPONSÁVEL, o que é muito importante na abordagem da qualidade: sabemos quem está a gerir que ação e em que fase se encontra.
3. O DIAGRAMA DE GANTT

O relatório de avaliação multi-site

• Um relatório completo com DEMONSTRAÇÕES DE ANÁLISE MULTI-BUILD especificamente desenvolvido para facilitar a medição da qualidade num contexto multi-site, com comparações de respostas e resultados em datas actuais ou passadas, e consolidação de dados.