Inventario delle pratiche e degli strumenti attualmente utilizzati dagli Uffici del Turismo nell'ambito del programma Qualité Tourisme

Con grande sorpresa, Sophie Durdilly ha confermato che Excel è effettivamente lo strumento numero uno utilizzato dagli Uffici del Turismo per gestire il loro approccio alla Qualità! 

Dal 2019, gli uffici turistici possono utilizzare la piattaforma DGE per effettuare la propria autovalutazione del turismo di qualità.

Per quanto riguarda l'aspetto operativo, ovvero l'approccio quotidiano, è qui che abbiamo toccato il fondo!Una vera e propria "spina nel fianco" per il responsabile della qualità dell'Ufficio del Turismo! Nelmigliore dei casi ci sono fogli di calcolo Excel, nel peggiore la versione cartacea del repository con annotazioni e, nel mezzo, uno spazio di archiviazione nel Cloud.

Perché Excel e un semplice Cloud non sono sufficienti? Quali sono i loro limiti? 

Manutenzione degli strumenti di qualità

• Se moltiplicate il vostro piano d'azione per il numero di uffici, in caso di aggiornamenti dei repository dovrete aggiornare più volte tutti i diversi supporti. I costi di manutenzione aumentano con il numero di uffici! E per tenersi aggiornato - cosa essenziale in un approccio alla qualità - il responsabile della qualità si ritrova con una montagna di compiti aggiuntivi che non aggiungono valore al suo lavoro e lo distolgono dalla sua missione principale, che è quella di guidare l'approccio e migliorare la qualità dei servizi. 

Valutare i progressi misurandoli

• Secondo Sophie, attualmente non esistono strumenti Excel automatizzati che ci permettano di misurare i progressi nel tempo, di vedere a che punto siamo in tempo reale, in termini di punteggio di valutazione e di azioni intraprese.

Collegamenti tra gli strumenti 

Non esiste un collegamento tra i diversi strumenti utilizzati internamente dagli Uffici del Turismo: un repository da un lato, un piano d'azione dall'altro, nella migliore delle ipotesi (ancora) uno spazio condiviso sul cloud...

Dopo una valutazione piuttosto cupa della situazione - che suggerisce le difficoltà e la frustrazione del Quality Manager, perché non riesce a portare a termine la sua missione e a "far salire a bordo" il team come vorrebbe...

Abbiamo presentato il software AnCodea in un contesto di gestione della qualità multisito.

>> SOFTWARE DI QUALITÀ ANCODEA PER UFFICI TURISTICI MULTI-SITO

Abbiamo iniziato presentando il concetto di valutazioni multiple come parte di iniziative di qualità multi-sito.

Una funzione che abbiamo sviluppato per facilitare la gestione dei processi di qualità quando si hanno più siti, in questo caso diversi uffici di informazione turistica. Ecco le caratteristiche ++, secondo Sophie:

• NOTA, in tempo reale, senza dover aspettare che tutti i criteri siano soddisfatti.
• NAVIGAZIONE NEL RIFERIMENTO, che permette di accedere immediatamente a un punto del riferimento su cui si vuole lavorare in particolare, cosa molto utile quando si lavora su sistemi di riferimento con più di 100 criteri!
• VALUTAZIONE MULTIPLA (ricordate che questo era l'argomento del webinar!) con tutte le risposte degli uffici a colpo d'occhio. Niente più criteri multipli, con AnCodea si ottiene una visione globale anziché una per ufficio, perché tutto si basa sulla stessa valutazione. Lo stesso criterio viene spuntato per ogni ufficio. Secondo Sophie, per quanto ne sa, nessun altro strumento offre una visione globale per ufficio. È particolarmente utile quando i team non ruotano, quando non si ha un team dedicato a un ufficio.
• GESTIONE DELLE EVIDENZE per centralizzare le evidenze che possono essere associate a ciascun criterio.

Modalità gruppo

• Un modo di lavorare in team che consente a ogni membro del team di lavorare sugli stessi strumenti, sapendo chi fa cosa e quando!

Il rapporto

• Uno strumento che consente al responsabile della qualità di redigere rapporti rapporti direttamente su AnCodea, che possono poi essere integrati nel rapporto di valutazione dell'Ufficio del Turismo.

Il piano d'azione

Su AnCodea, il piano d'azione può essere gestito in modalità condivisa o collettiva. Naturalmente, non c'è il rischio che un membro del team cancelli una giustificazione o un'azione. Come ha giustamente sottolineato Sophie, il responsabile della qualità può stare tranquillo, in quanto l'applicazione presenta sufficienti 'salvaguardie' per garantire che il responsabile della qualità abbia un controllo totale sulla piattaforma della qualità AnCodea e sul processo in generale. Per quanto riguarda ilpiano d'azione, Sophie haparticolarmente apprezzato : 

1. A GUARDA, tutti possono vedere chi sta facendo cosa e a che punto è la situazione.
2. Sappiamo chi è il responsabile, il che è molto importante nell'approccio alla qualità: sappiamo chi gestisce quale azione e in quale fase si trova.
3. IL DIAGRAMMA DI GANTT

Il rapporto di valutazione multi-sito

• Un rapporto completo con gli STATI DI ANALISI MULTI-BUILD sviluppati specificamente per facilitare la misurazione della qualità in un contesto multi-sito, con il confronto delle risposte e dei risultati in date attuali o passate e il consolidamento dei dati.