Inventario de las prácticas y herramientas utilizadas actualmente por las Oficinas de Turismo en el marco del programa Qualité Tourisme.

Para sorpresa de todos, Sophie Durdilly confirmó que Excel es efectivamente la herramienta número uno utilizada por las Oficinas de Turismo para gestionar su enfoque de la calidad. 

Desde 2019, las oficinas de turismo pueden utilizar la plataforma de la DGE para realizar su propia autoevaluación de Calidad Turística.

En cuanto a la parte operativa, es decir, el día a día, aquí es donde tocamos fondo.Un auténtico "dolor de muelas" para el responsable de calidad de la Oficina de Turismo. Hay hojas de cálculo Excel en el mejor de los casos, la versión en papel del repositorio con anotaciones en el peor, y entre medias, un espacio de almacenamiento en la Nube.

¿Por qué no basta con Excel y una simple nube? ¿Cuáles son sus limitaciones? 

Mantenimiento de herramientas de calidad

• Si multiplicas tu plan de acción por el número de oficinas, si hay actualizaciones de los repositorios, tendrás que actualizar todos los soportes varias veces. Los costes de mantenimiento aumentan con el número de oficinas. Y para mantenerse al día -algo esencial en un enfoque de calidad-, el responsable de calidad se encuentra con una montaña de tareas adicionales que no aportan ningún valor añadido a su trabajo y le alejan de su misión principal, que es liderar el enfoque y mejorar la calidad de los servicios. 

Evaluar los progresos midiéndolos

• Según Sophie, actualmente no existen herramientas Excel automatizadas que nos permitan medir los progresos a lo largo del tiempo, ver dónde estamos en tiempo real, en cuanto a la puntuación de la evaluación y las medidas adoptadas.

Enlaces entre herramientas 

No existe ningún vínculo entre las diferentes herramientas utilizadas internamente por las Oficinas de Turismo: un repositorio por un lado, un plan de acción por otro, en el mejor de los casos (todavía) un espacio compartido en la nube...

Después de una evaluación bastante sombría de la situación - que sugiere la dificultad y la frustración del Responsable de Calidad, porque no puede llevar a cabo su misión y "embarcar al equipo" como le gustaría...

Presentamos el software AnCodea en un contexto de gestión de calidad multisitio.

>> ANCODEA, SOFTWARE DE CALIDAD PARA OFICINAS DE TURISMO MULTISEDE

Empezamos presentando el concepto de evaluaciones múltiples como parte de iniciativas de calidad en varios centros.

Una función que hemos desarrollado para facilitar la gestión de los procesos de calidad cuando se tienen varias sedes, en este caso, varias oficinas de información turística. Estas son las características ++, según Sophie:

• NOTACIÓN, en tiempo real, sin necesidad de esperar a que se cumplan todos los criterios
• NAVEGACIÓN EN EL REFERENCIAL, que permite acceder inmediatamente a un punto del referencial sobre el que se desea trabajar en particular, ¡lo que resulta muy útil cuando se trabaja en referenciales con más de 100 criterios!
• EVALUACIÓN MÚLTIPLE (¡recuerde que éste era el tema del seminario web!) con todas las respuestas de las oficinas de un vistazo. Se acabaron los criterios múltiples, con AnCodea se obtiene una visión global en lugar de una por oficina, porque todo se basa en la misma evaluación. Se marca el mismo criterio para cada oficina. Según Sophie, que ella sepa, ninguna otra herramienta ofrece una visión global por oficina. Es especialmente útil cuando los equipos no rotan, cuando no tienes un equipo dedicado a una oficina.
• GESTIÓN DE LAS PRUEBAS para centralizar las pruebas que pueden asociarse a cada criterio

Modo de grupo

• Una forma de trabajar en equipo que permite a cada miembro del equipo trabajar con las mismas herramientas, sabiendo quién hace qué y cuándo.

El informe

• Una herramienta que permite al responsable de calidad elaborar informes informes directamente en AnCodea, que luego pueden integrarse en el informe de evaluación de la Oficina de Turismo.

El plan de acción

En AnCodea, el plan de acción puede gestionarse en modo compartido o colectivo. Por supuesto, no hay riesgo de que un miembro del equipo borre una justificación o una acción. Como bien ha señalado Sophie, elresponsable de calidad puede estar tranquilo, ya que existen suficientes "salvaguardas" en la aplicación para garantizar que el responsable de calidad tenga un control total sobre la plataforma de calidad AnCodea y el proceso engeneral. En cuantoal plan de acción, Sophie apreció especialmente : 

1. DE UN VISTAZO, todo el mundo puede ver quién está haciendo qué y en qué punto se encuentran las cosas.
2. CONOCEMOS QUIÉN ES EL RESPONSABLE, algo muy importante en el enfoque de calidad: sabemos quién gestiona qué acción y en qué fase se encuentra.
3. EL DIAGRAMA DE GANTT

El informe de evaluación multisitio

• Un informe completo con FICHAS DE ANÁLISIS MULTISITUACIÓN específicamente desarrolladas para facilitar la medición de la calidad en un contexto multi-sitio, con comparaciones de respuestas y resultados en fechas actuales o pasadas, y consolidación de datos.