Bestandsaufnahme der gängigen Praktiken und Instrumente, die von Fremdenverkehrsämtern im Rahmen von Quality Tourism eingesetzt werden

Zur allgemeinen Überraschung bestätigte uns Sophie Durdilly, dass Excel den ersten Platz unter den Tools einnimmt, die von den Fremdenverkehrsämtern zur Verwaltung ihres Qualitätsprozesses verwendet werden! 

Seit 2019 steht den Fremdenverkehrsämtern die Plattform der DGE zur Verfügung, auf der sie allein ihre Selbstbewertung Qualité Tourisme durchführen können.

In der Praxis, d. h. bei der täglichen Arbeit, ist esfür den Qualitätsmanager des Fremdenverkehrsamts eine echte "Qual ".Man findet Excel-Tabellen, im besten Fall die Papierversion des Referenzsystems mit Anmerkungen, im schlechtesten Fall und dazwischen einen Speicherplatz in der Cloud.

Warum reichen Excel und eine einfache Cloud nicht aus? Wo liegen ihre Grenzen? 

Die Wartung von Qualitätswerkzeugen

• Wenn man seinen Aktionsplan mit der Anzahl der Büros multipliziert, muss man bei Aktualisierungen der Referenzsysteme alle verschiedenen Medien mehrfach aktualisieren. Die Wartung wird mit der Anzahl der Büros immer umfangreicher! Und um immer auf dem neuesten Stand zu sein - was in einem Qualitätsprozess unerlässlich ist -, dann wird der Qualitätsmanager mit einem Berg von zusätzlichen Aufgaben konfrontiert, die seiner Arbeit keinen Mehrwert bringen und ihn von seiner Hauptaufgabe entfernen, die darin besteht, den Prozess zu beleben und die Qualität der Dienstleistungen zu steigern. 

Die Feststellung des Fortschritts durch die Messung des Fortschritts

• Laut Sophie gibt es heute keine Automatismen mit Excel, die es ermöglichen, den Fortschritt im Laufe der Zeit zu messen, in Echtzeit zu sehen, wo man steht, was die Bewertungsnote und die eingeleiteten Maßnahmen betrifft.

Die Verbindungen zwischen den Werkzeugen 

Es gibt keine Verbindung zwischen den verschiedenen Tools, die von den Tourismusbüros intern verwendet werden: Repository auf der einen Seite, Aktionsplan auf der anderen, bestenfalls (noch) ein gemeinsamer Raum in der Cloud...

Nach einer eher "tristen" Bestandsaufnahme - die auf die Schwierigkeiten und die Frustration des Qualitätsmanagers schließen lässt, weil er seine Aufgabe nicht so ausführen und das Team "mit ins Boot holen" kann, wie er es gerne möchte...

Wir haben die AnCodea-Software in einem Kontext des Qualitätsmanagements an mehreren Standorten vorgestellt.

>> ANCODEA-QUALITÄTSSOFTWARE FÜR TOURISMUSBÜROS MIT MEHREREN STANDORTEN

Wir haben zunächst das Konzept der Mehrfachbewertungen im Rahmen von Qualitätssicherungsmaßnahmen an mehreren Standorten vorgestellt.

Eine Funktion, die wir entwickelt haben, um die Verwaltung von Qualitätsprozessen zu erleichtern, wenn man mehrere Standorte hat, d. h. im Rahmen dieser Präsentation mehrere Touristeninformationsbüros. Hier sind die ++ Funktionen laut Sophie:

• DIE BEWERTUNG, in Echtzeit, Sie müssen nicht mehr warten, bis Sie alle Kriterien erfüllt haben.
• DIE NAVIGATION IM REFERENTIAL, die es ermöglicht, sofort zu einem Punkt des Repositoriums zu gelangen, an dem man besonders arbeiten möchte. Dies ist sehr nützlich, wenn man an Repositorien mit mehr als 100 Kriterien arbeitet!
• DIE MEHRFACHE BEWERTUNG (erinnern wir uns, dass dies das Thema des Webinars war!) mit auf einen Blick allen Antworten der Büros. Schluss mit den multiplen Kriterien, mit AnCodea hat man einen globalen Überblick und nicht pro Büro, da alles auf der Grundlage derselben Bewertung erfolgt. Bei ein und demselben Kriterium kreuzt man die Antwort für jedes Büro an. Sophie zufolge gibt es ihres Wissens nach kein anderes Tool, das einen Gesamtüberblick pro Büro ermöglicht. Das ist umso interessanter, wenn die Teams nicht rotieren, wenn man kein Team hat, das sich einem Büro widmet.
• DAS BEWEISMANAGEMENT zur zentralen Erfassung der Beweise, die mit jedem Kriterium in Verbindung gebracht werden können

Der kollektive Modus

• Eine Art der Teamarbeit, bei der jedes Teammitglied mit denselben Tools arbeiten kann und dabei weiß, wer was wann macht!

Das Protokoll

• Ein Werkzeug, das es dem Qualitätsmanager ermöglicht, seine Berichte direkt in AnCodea, Berichte, die dann in den Bewertungsbericht des Fremdenverkehrsamtes integriert werden können.

Der Aktionsplan

Es ist wichtig zu wissen, dass bei AnCodea der Aktionsplan im gemeinsamen oder kollektiven Modus verwaltet werden kann. Natürlich besteht kein Risiko, dass ein Teammitglied einen Beleg oder eine Aktion löscht. Wie Sophie sehr richtig betonte, kannsichder Qualitätsmanager beruhigt zurücklehnen, denn es gibt genügend "Leitplanken" in der Anwendung, so dass der Qualitätsmanager die volle Kontrolle über seine AnCodea-Qualitätsplattform und den Prozess im Allgemeinenhat. InBezug auf den AktionsplangabSophiean, dass sie besonders schätzt: 

1. EIN EINZIGER AUGENBLICK und jeder sieht, wer was tut und wo die Aktionen stehen.
2. WIR WISSEN, WER "LEITET", sehr wichtig im Qualitätsprozess, man weiß, wer eine bestimmte Aktion leitet und wie weit sie fortgeschritten ist.
3. DAS GANTT-DIAGRAMM

Der Bericht über die Bewertung mehrerer Standorte

• Ein umfassender Bericht mit ANALYSEBERICHTEN FÜR MEHRERE STANDORTE, die speziell entwickelt wurden, um die Qualitätsmessung in einem Kontext mit mehreren Standorten zu erleichtern, mit Vergleichen von Antworten und Ergebnissen zu aktuellen oder vergangenen Zeitpunkten und Datenkonsolidierungen.